Давайте подытожим
1. Место сбора (встречи) для выдвижения в путь, куда приедет основная масса народа
2. Точное время встречи + время ожидания, пока все собируться, время выдвижения с места встречи
3. Ибо поедем колонной, то место дислокации выберем совместно, а на месте, поприбытию, уже определимся, кто встречать отстающих поедет
4. Приблизительный список, кто поедет + их друзья, знакомые, участники из других клубов
5. Кратко кто что с собой берет